Comunicazione efficace sul lavoro

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Per fare una brillante carriera, avere una comunicazione efficace sul lavoro è di fondamentale importanza, poiché ti aiuta a interagire meglio con i tuoi colleghi, nonché con i tuoi superiori e con i tuoi collaboratori. 

Il segreto di doti comunicative fuori dal comune verte sul saper suscitare l’interesse di chi ti ascolta, invogliandolo a confrontarsi e ad approfondire il discorso. Ognuno dei tuoi interlocutori necessita di un approccio diverso. E questo aspetto, lo noterai nel corso del tempo.

Vediamo pertanto 9 accorgimenti davvero utili per una comunicazione efficace sul lavoro.

1. Dare e ricevere feedback di continuo

La comunicazione sul lavoro non è solo quella face-to-face. Il telefono, la posta elettronica, le app di videochiamata sono strumenti di comunicazione ampiamente diffusi sul posto di lavoro, soprattutto nelle riunioni. Occorre sfruttarli per dare e ricevere feedback di continuo. 

Dare e ricevere feedback di continuo ha un significato ben preciso: dare importanza a ciò che si fa in ambito lavorativo. Un feedback può alludere a un ringraziamento per il contributo svolto nel migliorare un progetto a cui si è preso parte, ma è anche un modo di trovare una risposta esauriente a fronte di un eventuale dubbio. 

Incoraggiare i feedback è un’efficace strategia per aumentare le motivazioni. E un team motivato dà sempre il massimo. Non è un caso, se nel passaggio dalle organizzazioni aziendali di tipo piramidale con approccio top-down a quelle orizzontali, è proprio nella richiesta da parte dei capi ai loro dipendenti che si è registrata una vera e propria svolta nel mondo del business. Questi ultimi, infatti, in tutte queste situazioni, hanno compreso di essere importanti e, di fatto, si sono sentiti maggiormente responsabilizzati.

Importante costruire e richiedere sempre feedback specifici e non generici, vale a dire “hai evidenziato correttamente il dato di crescita nel tuo intervento di ieri” al posto di “sei stato bravo”, soprattutto nei feedback negativi, altrettanto importanti per una crescita continua.

Una comunicazione sul lavoro incentrata sui feedback ti farà apparire sotto una luce diversa: in azienda, infatti, ti vedranno più partecipe, nonché come un artefice del processo di miglioramento. 

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2. Sintesi e chiarezza

Per essere effettivamente efficace, la comunicazione sul lavoro deve essere sintetica e chiara

In azienda, l’abile comunicatore è colui che riesce a trasmettere il massimo dei contenuti, ricorrendo al minimo delle parole. 

Quante volte, sul posto di lavoro ti sarà capitato di sentire la frase “Dopo. Adesso non ho tempo.” Vi sono alcuni contesti, dove il tempo a disposizione scarseggia. Hai idea di quante aziende, desiderose di risparmiare, impiegano meno dipendenti del dovuto? Questi ultimi, poi, devono portare a termine più compiti nella routine lavorativa. Quindi, urge andare dritti al sodo. 

Chi viene da un contesto prettamente accademico, si ritrova spesso dinanzi a questo problema. Se ti riconosci nel problema evidenziato, tieni conto di una cosa: che tu comunichi di persona o via telefono, pensa a quello che intendi dire, prima di parlare. Ti aiuterà a non prolungare il discorso e, soprattutto, a non confondere i tuoi interlocutori.

3. Sicurezza è sinonimo di autorevolezza, anche nella comunicazione sul lavoro

Nelle interazioni, dimostrare una certa sicurezza indica l’intenzione di volersi prendere determinate responsabilità. Un tono amichevole e al tempo stesso autorevole insieme al contatto visivo sono indice di sicurezza. 

Occorre, però, apparire anche empatici, perché ostentare troppa sicurezza può farti apparire agli occhi di molti come arrogante o, peggio ancora aggressivo. Perciò, presta sempre massima attenzione all’interlocutore con cui ti interfacci.

4. Empatia

Può capitare di essere in assoluto disaccordo con un tuo collega di lavoro. Idem con un tuo superiore o con un tuo collaboratore. In queste casistiche, la regola basilare di una comunicazione efficace sul lavoro, è il rispetto delle posizioni

Riuscire a comprendere il punto di vista altrui, esprimendo frasi del calibro “Comprendo perfettamente il tuo punto di vista”, ti farà apparire comprensivo e costruttivo nel dialogo.

Prenditi, poi, tutto il tempo necessario per rispondere in maniera esauriente alle e-mail. Non limitarti a rispondere in maniera sbrigativa con qualche frase di circostanza. Quando parli durante le riunioni o nel corso di un meeting con il tuo team, guarda ognuno dei componenti attentamente negli occhi. Non lasciarti distrarre dallo smartphone che suona. Solo così apparirai empatico sul posto di lavoro.

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5. Capacità di ascolto

Il buon comunicatore è anche colui che sa ascoltare. Occorre investire del tempo da dedicare alle reali esigenze degli interlocutori. La frase “Così, mi stai chiedendo di…” si rivela molto utile per comprendere a fondo le richieste di chi è dall’altra parte. 

Avere un feedback dal diretto interessato, ti consentirà di rispondere in maniera più efficace, proprio perché avrai compreso a fondo ciò che desidera.

6. La comunicazione non verbale spesso è più importante di quello che dici

La comunicazione non verbale, ossia il linguaggio del corpo, il tono della voce, i gesti delle mani e il contatto visivo, sono parte integrante della creazione del messaggio che trasmetti ai tuoi interlocutori.

Un tono amichevole invoglierà gli interlocutori a confrontarsi con te. Braccia aperte e postura naturale sono sinonimo di un clima disteso. 

Il contatto visivo è importantissimo, perché si dimostra di essere concentrati sia su chi hai dinanzi a te che sulla comunicazione. Di converso, chi non ti guarda negli occhi, può apparire in difficoltà o, come è noto, dire una bugia.

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7 Utilizzo “ dell’io e del noi”

Lavorando con altre persone è fondamentale coinvolgere gli altri per creare empatia e sinergia, per condividere idee, suggerimenti e nello stesso tempo dubbi e potenziali limiti. In questo modo si genera quella energia capace di trovare soluzioni che altrimenti non sarebbero possibili.

L’energia di un insieme è sempre superiore alla somma delle singole energie. 

Meraviglioso concetto che provò scientificamente John Nash che dimostra come insieme siamo più forti e produttivi, come dire 1+1 = 3. 

Quindi, per condividere le nostre potenzialità, mettiamo da parte il nostro ego (quello che nel coaching si definisce come la modalità egoless) per mettere al centro di ogni cosa il noi.

Dovremo al posto di dovrete, possiamo invece di potete, siamo invece di sono, ecc…

Leadership, teamwork e followership per essere parte di un gruppo sia come leader che come follower. Dovremo comunicare e pensare con il noi, utilizzando l’io nelle occasioni di presa di responsabilità o per dare l’esempio. 

8. Utilizzo delle metafore

Una tantum, l’utilizzo di una metafora può essere molto utile per spiegare concetti o per descrivere al meglio quello che è il tuo punto di vista. 

La metafora genera immagini che, se inculcate nelle menti degli interlocutori, sono molto più semplici da ricordare rispetto ai fiumi di parole. 

Su questo punto, tuttavia sono opportune due precisazioni: la prima è il non eccedere con questo strumento, altrimenti viene depotenziato; la seconda è che la metafora deve essere pertinente e tenere conto dell’interlocutore. Altrimenti, il rischio di incomprensioni diventa altissimo.

9 il punto di vista

In comunicazione, uno degli aspetti più importanti è il punto di vista, troppo spesso trascurato o dato per scontato.

Guardare la realtà che ci descrive il nostro interlocutore con i suoi occhi, sembra una cosa ovvia e scontata, ma non è così.

La nostra mente, più o meno inconsciamente, analizza le parole che arrivano con le nostre personali  rappresentazioni interne, costruite con la nostra esperienza, e quasi automaticamente le archivia giudicandole.

È proprio in questo passaggio che commettiamo i piu grandi errori di interpretazione, poiché sono parole, gesti, messaggi che provengono da una sorgente che non siamo noi e quindi spesso hanno un altro significato.

Quindi, fare lo sforzo di leggere ed interpretare il messaggio che ci arriva con gli occhi di chi lo sta inviando, è il più importante passaggio che possiamo intraprendere per una comunicazione efficace sul lavoro

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Conclusioni

Una buona carriera, pertanto, ruota anche attorno a una comunicazione efficace sul lavoro. Saper approcciare superiori, collaboratori e colleghi non è cosa da tutti. Solo pochi, infatti, posseggono queste doti empatiche fuori dal comune. 

Sfruttando i seguenti suggerimenti, riuscirai ad apportare importanti modifiche al tuo stile di comunicazione. Il tuo ambiente di lavoro lo noterà e soprattutto tu raggiungerai un equilibrio di massima efficacia e soddisfazione 

Non va dimenticato, inoltre, che le doti di leadership all’interno di un team di lavoro emergono anche se la comunicazione risulta efficace. In tal senso, comunicare bene può voler dire tante cose: motivare lo staff nel raggiungimento di obiettivi che, spesso corrispondono a bonus, ma anche a fidelizzare la clientela per chi si muove nel ramo delle vendite o ancora a creare sintonia con i fornitori e con gli altri partner. 

Da una comunicazione efficace emergono relazioni distese, rapporti di fiducia, clima positivo, aumento della confidenza reciproca ma soprattutto si evitano i fraintendimenti e le incomprensioni.

La strada del successo nel mondo del lavoro, infatti, passa anche dalla cura maniacale di questi accorgimenti che hanno per protagonista assoluta la comunicazione. Il corso di comunicazione efficace di Different Academy ti dà l’opportunità di affinare le tue skill, al fine di rapportarti al meglio con i tuoi colleghi di lavoro. 

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